مسمى الوظيفة: سكرتارية عامة.
القسم: الإدارة التنفيذية
الجهة: مؤسسة حضرموت للثقافة
الموقع: حضرموت (وقد يتطلب بعض السفر ضمن نطاق الجمهورية اليمنية وخارجها)
نوع العمل: دوام كامل
الخلفية والسياق
تعمل مؤسسة حضرموت للثقافة على تنفيذ مشاريع ثقافية في مجالات الأدب والفنون والتراث، وتحتاج الى تعزيز كفاءتها الإدارية لضمان سير العمل بمرونة وفعالية. يتولى السكرتير العام تنسيق الأعمال المكتبية، ومتابعة المهام الإدارية والتنظيمية، ودعم الإدارة العليا لضمان تنفيذ الخطط بكفاءة عالية.
الوصف الوظيفي
سيكون السكرتير العام مسؤولًا عن تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للفريق التنفيذي، بما يضمن تنسيقًا فعالًا للمهام اليومية، وجدولة الاجتماعات، وتنظيم المراسلات، وحفظ الوثائق، والمساهمة في إعداد المحاضر والتقارير.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- إدارة مكتب المدير التنفيذي تتولى تنسيق جدول الأعمال وتنظيم الاجتماعات والمراسلات، وضمان انسيابية التواصل بين الإدارة العليا وبقية الأقسام
- تقديم الدعم الإداري للفريق التنفيذي، بما في ذلك تنظيم الاجتماعات والمواعيد، وترتيبات السفر، وإعداد المراسلات، وإدارة قواعد البيانات والسجلات.
- إعداد جداول الأعمال لاجتماعات الإدارة التنفيذية ومجلس الأمناء، وتوثيق المحاضر وتنسيقها بشكل احترافي.
- حفظ وأرشفة الملفات والسجلات المتعلقة بالعمليات التنفيذية، مع ضمان سريتها وتنظيمها.
- المساهمة في إعداد العروض التقديمية والتقارير وغيرها من الوثائق حسب احتياجات الإدارة التنفيذية.
- جمع وتنسيق بيانات الاجتماعات مع الشركاء أو الجهات الخارجية، وتحضير تقارير مهنية بشأنها.
- مراجعة البريد الإلكتروني الوارد والمراسلات الرسمية، والتصرف وفقًا للتوجيهات المباشرة من المدير التنفيذي.
- التنسيق الداخلي بين الأقسام لمتابعة المهام الإدارية حسب تعليمات الإدارة التنفيذية.
- تنفيذ أي مهام إضافية يكلّف بها من قبل المدير التنفيذي تتعلق بالسكرتارية أو الشؤون الإدارية.
المؤهلات والخبرات والمهارات المطلوبة
- شهادة جامعية في إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية، أو أي مجال ذي صلة (أو خبرة معادلة).
- خبرة في السكرتارية أو المساندة الإدارية، ويفضّل في بيئة مؤسساتيه.
- مهارة في الأرشفة وحفظ الملفات.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية عالية، وإجادة استخدام البريد الرسمي وصياغة المراسلات.
- إتقان برامج Microsoft Office، خاصة Word وExcel وPowerPoint.
- قدرة على إدارة الوقت وتنظيم الأولويات والالتزام بالمواعيد.
- الحرص على السرية والدقة في حفظ المعلومات.
- مهارات تنظيمية ومرونة في التعامل مع المهام المتعددة.
- يفضل من لديه مهارات جيدة في اللغة الإنجليزية.
متطلبات العمل
- الالتزام بساعات الدوام الرسمي والعمل ضمن فريق الإدارة التنفيذية.
- الاستعداد للتعامل مع المواقف الطارئة أو المتطلبات العاجلة.
- دقة في التفاصيل، وحرص على تنظيم المعلومات والملفات.
- التفاعل الإيجابي مع فريق العمل والضيوف والزوار الرسميين.
التوقعات الزمنية
- المهام اليومية: تنسيق جدول المدير التنفيذي، متابعة البريد والمراسلات، حفظ الملفات.
- المهام الأسبوعية: إعداد محاضر الاجتماعات وتنسيق الترتيبات الإدارية.
- المهام الشهرية: تنظيم أرشيف الوثائق ومتابعة الأعمال الإدارية الدورية.
- المهام السنوية: المساهمة في التقارير السنوية الخاصة بالإدارة التنفيذية والمؤسسة.
الهيكل التنظيمي
- التبعية: سكرتير العام -تابعًا مباشرةً للمدير التنفيذي.
- التعاون مع الأقسام: سيتعاون مع جميع الأقسام والبرامج لتسهيل العمليات الإدارية.
- المهام المكلف بها: تنسيق الاجتماعات، إعداد الوثائق، متابعة البريد، وتوفير الدعم الإداري العام.
مميزات العمل
- العمل ضمن فريق ثقافي محترف يقدّر الشفافية والتنظيم.
- بيئة داعمة للتعلم والتطوير المستمر.
- مرونة في ساعات العمل عند الحاجة.
- فرص للمشاركة في فعاليات ومشاريع ثقافية رائدة.
على المرشحين المهتمين التقديم عبر الرابط التالي:
https://forms.gle/VpSn891MsNywzZXY7
يرجى ملاحظة أن جميع الطلبات يجب أن تكون مكتوبة باللغة العربية، وسوف يتم التواصل فقط مع المرشحين الذين تم اختيارهم للمقابلة.
ملاحظة :
ينتهي التقديم يوم الثلاثاء 15 يوليو 2025
فرص التوظيف المتساوية:
تعتبر مؤسسة حضرموت للثقافة جميع المتقدمين للوظائف بشكل عادل، ولن يتم التمييز ضد أي شخص بناءً على العرق، أو اللون، أو الجنس، أو الحالة الاجتماعية، أو العمر.
#الثقافة_حياة
#وظيفة_شاغرة
